Veel uitzendondernemers gaan ervan uit dat een getekende pdf in het personeelsdossier voldoende is voor de Wtta. Dat is niet altijd het geval. Vanaf 1 januari 2028 handhaaft de Nederlandse Arbeidsinspectie op de toelatingsplicht en kijkt daarbij niet alleen naar de aanwezigheid van documenten, maar ook naar het aantoonbare proces erachter. Kun je reconstrueren hoe een arbeidsovereenkomst tot stand is gekomen, wie heeft ondertekend, wanneer dat gebeurde en of de flexkracht het document daadwerkelijk heeft ontvangen? Als dat niet zonder meer mogelijk is, kan dat een risico vormen bij de toelating.
Het normenkader eist meer dan een handtekening
Het Wtta-normenkader stelt expliciet dat je aantoonbaar een schriftelijke en ondertekende arbeidsovereenkomst moet aangaan en deze aan de arbeidskracht moet verstrekken. Een losse pdf met een handtekening is daarvoor niet automatisch voldoende. De inspecteur moet kunnen vaststellen hoe het document is aangeboden, wie het heeft ondertekend, op welk moment en met welke verificatiestappen. Dit geldt ook voor de identiteitsvaststelling: die moet gebeuren aan de hand van een geldig en authentiek identiteitsdocument, met controle op persoonsverwisseling.
In de praktijk lopen identificatie en contractondertekening vaak via verschillende systemen of e-mails. Daardoor kan bewijs versnipperd raken. Het inspectieschema van de Wtta noemt ‘(digitale) ondertekening documenten personeelsdossier’ expliciet als een van de procedures waarvan opzet, bestaan en werking moeten worden aangetoond.
Praktijkcasus: 18 flexkrachten
Stel: je hebt 18 flexkrachten in dienst. Bij een Wtta-controle worden 5 dossiers steekproefsgewijs bekeken. Voor elk dossier moet je binnen de inspectie direct kunnen laten zien:
- Welk identiteitsdocument is wanneer gecontroleerd
- Hoe en wanneer het contract is aangeboden en ondertekend
- Dat de flexkracht het definitieve contract heeft ontvangen
Als je daarvoor moet zoeken in drie verschillende systemen of mailboxen, is het proces niet goed controleerbaar.
Identificatie, ondertekening en verstrekking moeten samenhangend zijn
De grootste valkuil is het loskoppelen van stappen. Eerst een ID-check via een app, later een contract per e-mail, en de bevestiging van ontvangst nergens vastgelegd. Bij een controle moet je het hele traject kunnen reconstrueren zonder aanvullende uitleg. Digitale ondertekening kan helpen, maar niet elke elektronische handtekening biedt dezelfde bewijskracht.
De eIDAS-verordening kent drie niveaus: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd. Een simpele ‘klik ik ga akkoord’-handtekening zegt weinig over de identiteit van de ondertekenaar of de integriteit van het document na ondertekening. Vragen die je moet beantwoorden: hoe wordt de ondertekenaar geverifieerd, wordt een audittrail bewaard, zijn wijzigingen achteraf traceerbaar en blijft de bewijsinformatie twaalf maanden na beëindiging van het dienstverband toegankelijk voor de flexkracht?
Wat je nu moet controleren
- Procesreconstructie: Loop drie willekeurige personeelsdossiers van begin tot eind door. Kun je zonder mondelinge toelichting aantonen hoe identiteit is vastgesteld, hoe het contract is aangeboden, ondertekend en verstrekt?
- Audittrail in software: Controleer of je huidige verlonings- of onboardingtool een complete, onuitwisbare audittrail vastlegt van identificatie, verificatiestappen en ondertekening.
- Portal-toegang na uitdiensttreding: Check of flexkrachten na einde dienstverband nog twaalf maanden toegang houden tot documenten via een portal, zoals het normenkader vereist.
- Niveau handtekening vs risico: Beoordeel per contracttype welk niveau elektronische handtekening (eIDAS) passend is bij het risico en leg die keuze vast in je werkwijze.